POLÍTICA DE GESTÃO DE RECLAMAÇÕES DO GRUPO CERBA PARA ESPANHA

Proteção de pessoas que denunciam violações regulatórias e anticorrupção

1. OBJETO

Através da Política de Gestão de Comunicações (doravante, a “Política de Denúncia”), Cerba Internacional (ou, indistintamente, “Grupo Cerba”) visa estabelecer um quadro claro e transparente para a comunicação de condutas inadequadas, ilegais ou contrárias aos princípios éticos de nossa organização. É por isso que a sociedade reconhece a importância de promover uma cultura de integridade e responsabilidade, onde todos os colaboradores da nossa organização se sintam seguros e protegidos ao denunciar qualquer irregularidade que possam presenciar ou ter conhecimento.

Nesse sentido, esta política busca estabelecer um canal confidencial e seguro para que funcionários, fornecedores, clientes e qualquer outra parte interessada possam relatar anonimamente qualquer preocupação ou violação de nossas políticas internas ou da legislação vigente.

A nossa organização está empenhada em investigar de forma imparcial e diligente todas as comunicações recebidas e tomará as medidas necessárias para resolver qualquer irregularidade identificada, respeitando sempre o princípio da proporcionalidade. Garantimos ainda que nenhuma retaliação será tomada contra qualquer denunciante de boa-fé, protegendo assim a sua identidade de acordo com a legislação aplicável e os procedimentos estabelecidos nesta política.

Em resumo, os objetivos principais para os quais a Cerba Internacional aprova a Política de Denúncia são os seguintes:

  1. Fornecer um meio seguro e confidencial para que funcionários, fornecedores, clientes e outras partes interessadas relatem de forma adequada e oportuna quaisquer preocupações ou suspeitas de irregularidades.
  2. Promover uma cultura de integridade, ética e compliance dentro da organização, promovendo a responsabilidade individual e colectiva na detecção e prevenção de condutas inadequadas.
  3. Investigar as denúncias recebidas de forma imparcial e eficiente, garantindo que sejam tomadas medidas adequadas para resolver as irregularidades identificadas e prevenir a sua recorrência.
  4. Proteger os denunciantes de qualquer forma de retaliação, discriminação ou consequências negativas resultantes da sua denúncia de boa-fé.
  5. Fornecer comunicação clara e transparente sobre os procedimentos e recursos disponíveis para fazer um relatório, bem como fornecer treinamento e orientação adequados a todos os membros da organização.
  6. Monitorizar e rever regularmente a eficácia desta política, efetuando os ajustes necessários para garantir o seu cumprimento e melhoria contínua.

Por todas estas razões, convidamos todos os colaboradores da nossa organização a familiarizarem-se com os princípios e procedimentos estabelecidos nesta Política de Denúncia, e a utilizarem de forma responsável e ética os canais de comunicação integrados no sistema de informação interno assim habilitado pela Cerba Internacional. alcançar a manutenção de um ambiente de trabalho seguro, ético e transparente, onde a integridade seja promovida e os interesses da nossa organização, bem como das demais partes envolvidas no mercado, sejam protegidos.

2. DEFINIÇÕES

As definições a seguir ajudarão a compreender a aplicação dos termos usados nesta Política de Denúncia:

Má conduta, infração, irregularidade (indistintamente) ou crime

Qualquer ação ou omissão que implique o incumprimento de uma Política interna e/ou lei incluída no âmbito desta Política de Denúncia (ver ponto 2 – Âmbito e âmbito da Política de Denúncia).

Comunicação ou informação

Declaração prestada por informante (ou denunciante) por meio de um dos canais de comunicação e pela qual é denunciada irregularidade ou crime.

Informante ou denunciante

A pessoa que apresenta uma comunicação de denúncia depois de ter testemunhado ou tomado conhecimento por referência da prática de um ato irregular por um terceiro indivíduo, que poderia potencialmente ter descumprido as disposições das leis ou políticas internas ou externas.

Canais de comunicação

Canais de denúncia através dos quais informantes ou denunciantes podem comunicar ou denunciar qualquer irregularidade ou prática criminosa de leis positivas ou políticas internas ou externas.

Qualquer comunicação submetida através dos canais de comunicação da Cerba Internacional será confidencial e protegida contra qualquer retaliação.

Direito positivo

É qualquer disposição legal que emana de uma autoridade, que é obrigatória e seus efeitos são exigíveis a qualquer sujeito que a própria lei indique.

Colaborador

Colaboradores, prestadores de serviços, fornecedores e qualquer outra pessoa que tenha vínculo empregatício ou comercial com a empresa.

3. ESCOPO E ESCOPO DA POLÍTICA DE WHISTLEBLOWING

A Política de Denúncias da Cerba Internacional atinge todos os colaboradores da organização que tenham conhecimento ou suspeita de condutas impróprias, irregularidades e/ou violações das políticas, procedimentos, protocolos, bem como da legislação aplicável à entidade.

Neste sentido, o incumprimento do disposto neste documento poderá implicar a adoção das medidas disciplinares correspondentes, bem como a disponibilização às autoridades dos factos objeto de ação penal, quando estes possam ter caráter indicativo. Criminoso.

Da mesma forma, o Grupo Cerba reserva-se o direito de tomar as medidas legais e disciplinares correspondentes caso sejam apresentadas denúncias falsas ou maliciosas com o objetivo de prejudicar a empresa ou terceiros.

Com base no conteúdo desta seção, a organização entenderá que são cometidas condutas impróprias ou irregulares quando o descumprimento contraria alguma das seguintes áreas

  • Marcos regulatórios legais
  • Políticas externas de propriedade de terceiros às quais a Cerba Internacional concordou em submeter
  • Protocolo de Assédio Sexual, baseado em sexo e moralidade da Cerba Internacional

4. RESPONSABILIDADES

A Cerba Internacional, de acordo com a estrutura organizacional da entidade, identificou que as seguintes funções devem cumprir as responsabilidades inerentes ao cargo, consistindo em:

Do Conselho de Administração

  • Será responsável pela implementação do Sistema de Informação Interno após consulta aos representantes legais dos trabalhadores.
  • Será competente para a nomeação, destituição ou destituição dos membros integrantes do órgão responsável pelo sistema de informações interno, que tem caráter colegiado.
  • Colocar à disposição do responsável pelo sistema de informação interno os recursos humanos, organizacionais e materiais necessários para garantir a conformidade regulamentar e legal.
  • Será responsável pela aprovação do procedimento de gestão da informação
  • Monitorizar regularmente as denúncias recebidas, as investigações realizadas e as ações tomadas em resposta às mesmas.

A alta direção

  • Estabelecer e promover uma cultura de transparência e ética na organização
  • Garantir que políticas e procedimentos eficazes de denúncia de irregularidades sejam implementados e mantidos

O responsável pelo sistema de informação interno

  • Supervisionar o correto funcionamento dos canais de comunicação disponibilizados pela entidade
  • Processar todas as informações recebidas através dos canais de comunicação, iniciando as ações relevantes de acordo com o procedimento de gestão de comunicações.
  • Manter a confidencialidade da identidade do reclamante, a menos que exigido por lei ou necessário para conduzir uma investigação adequada.
  • Enviar as informações recebidas à Comissão Antiassédio quando for inferida a prática de infração relativa a assédio moral, sexual e/ou de gênero.
  • Realizar uma análise preliminar do conteúdo das informações recebidas através dos canais de comunicação habilitados
  • Solicitar informações adicionais ao informante de uma comunicação quando houver necessidade de ampliar os detalhes do relato
  • Admitir ou rejeitar e arquivar uma comunicação quando esta não se enquadre no âmbito do sistema de informação interno
  • Informar ao informante a admissão ou inadmissibilidade da comunicação protocolada. Da mesma forma, você também deverá notificar o denunciado sobre a abertura de processo de investigação, se for o caso, dos supostos atos irregulares que lhe são atribuídos.
  • Se for o caso, atribuir ao Órgão Investigador as investigações resultantes da comunicação recebida.
  • Informar o Conselho de Administração da empresa relevante do Grupo Cerba sobre o caráter indicativo de determinados crimes.
  • Coordenar-se com outras áreas da sociedade competente da Cerba Internacional quando necessário para a adoção de medidas corretivas por parte da entidade, bem como para o processamento de procedimentos sancionatórios ou criminais que, se for o caso, possam ser aplicáveis.
  • Apresentar anualmente um relatório ao Conselho de Administração da empresa Cerba International relevante, através do qual se informa sobre a recepção, gestão e conclusões tiradas relativamente às comunicações apresentadas pelos denunciantes, bem como as medidas adoptadas.

Neste sentido, as responsabilidades acima elencadas deverão ser desempenhadas pelas seguintes funções:

  • Chief Executive Officer (CEO)
  • Diretor financeiro
  • Diretor de TI
  • Diretora comercial
  • Diretor técnico
  • Diretor de Pessoas

As pessoas designadas também farão parte do Comité de Ética da Cerba Espanha, embora ambos os órgãos sociais sejam independentes entre si, podendo em qualquer momento as identidades das pessoas que os compõem podem não coincidir.

Os funcionários e demais colaboradores da Cerba Internacional

  • Cumprir as políticas e procedimentos de denúncia de irregularidades estabelecidos pela organização
  • Relate qualquer conduta imprópria ou suspeita de maneira oportuna e precisa, usando canais de denúncia estabelecidos
  • Na medida do possível, coopere nas investigações conduzidas em relação aos relatórios apresentados.

Os informantes

Apresentar relatórios de boa fé, baseados em informações confiáveis e verificáveis

  • Não envie relatórios falsos. Neste caso, o facto de apresentar uma comunicação de natureza maliciosa será considerado conduta irregular e, portanto, a empresa competente do Grupo Cerba reserva-se o direito de tomar as medidas disciplinares e/ou legais cabíveis.
  • Cooperar plenamente nas investigações realizadas em relação aos relatórios apresentados.

Corpo Instrutor

O responsável pelo sistema de informação interno pode designar uma das funções internas da organização como Órgão de Investigação. Quando for o caso, os membros do Órgão Instrutor (composto pelo Responsável do Sistema e/ou pelos responsáveis internos) deverão:

  • Cumprir integralmente as políticas e procedimentos de denúncia estabelecidos pela organização
  • Realizar procedimentos investigativos oportunos e proporcionais ao mérito da questão.
  • Elaboração de atas de reuniões quando os membros do órgão se reúnem com as partes envolvidas, bem como com terceiros relevantes envolvidos no esclarecimento dos fatos relatados.
  • Elaboração de relatório de conclusões após encerramento do processo de investigação, que será enviado ao responsável pelo Sistema de Informação Interno.

A Comissão Anti-Assédio (CA)

  • Cumprir as políticas e procedimentos de denúncia de irregularidades estabelecidos pela organização
  • Tratar todas as denúncias recebidas sobre assédio de acordo com as disposições do Protocolo de Assédio da empresa
  • Fornecer orientação e apoio aos denunciantes sobre assédio e aos envolvidos em investigações de denúncias
  • Manter a confidencialidade das informações relacionadas a denúncias e investigações.
  • Tomar medidas apropriadas para proteger informadores e testemunhas de retaliação ou discriminação.

O departamento de recursos humanos

  • Responder aos requisitos de colaboração do responsável pelo sistema de informação interno ou da Comissão Anti-Assédio, prestando aconselhamento e apoio na gestão das comunicações
  • Fornecer orientação sobre ações legais que podem ser tomadas em resposta às denúncias recebidas.
  • Manter a confidencialidade das informações relacionadas às denúncias e investigações realizadas

O departamento jurídico

  • Responder aos requisitos de colaboração do responsável pelo sistema de informação interno, prestando aconselhamento e apoio na gestão das comunicações.
  • Adoção de medidas disciplinares contra o trabalhador quando for o caso, respeitando sempre o princípio da proporcionalidade.
  • Manter a confidencialidade das informações relacionadas às denúncias e investigações realizadas.

O departamento de auditoria interna

  • Realizar revisões periódicas do processo de denúncia, avaliando a correta aplicação do Procedimento de Gestão da Comunicação e avaliando a sua eficácia e cumprimento.
  • Informar o Conselho de Administração sobre quaisquer conclusões ou recomendações relacionadas ao processo de denúncia.
  • Responder e colaborar com eventuais solicitações do responsável pelo sistema de informação interno ou da Equipa de Investigação na investigação dos factos objeto de perseguição.

As responsabilidades acima mencionadas são essenciais para garantir a eficácia e o cumprimento da Política de Denúncia.

Qualquer falha no cumprimento dessas responsabilidades pode resultar em ação disciplinar, incluindo rescisão de emprego ou rescisão de contratos. Da mesma forma, quando o descumprimento for cometido por colaborador externo da entidade, a Cerba Internacional tomará as medidas legais cabíveis.

5. PROCESSO DE DENUNCIAÇÃO

5.1 Comunicação

Qualquer colaborador (ver secção 2) que tenha conhecimento de um facto ou omissão que possa constituir uma infração ou constituir uma violação dos regulamentos internos ou externos da Cerba Internacional, deverá comunicá-lo o mais rapidamente possível através dos canais de comunicação disponibilizados pela Cerba Internacional. a entidade, como:

5.2 Classificação

Uma vez apresentada a comunicação pelo denunciante, o responsável pelo sistema de informação interno acusará a sua recepção, salvo se tal puder pôr em causa a confidencialidade da informação partilhada.

O responsável pelo Sistema, após notificar o aviso de recebimento ao denunciante, realizará a análise preliminar da informação recebida e, dependendo do seu conteúdo, deverá:

  • Admitir a comunicação para processamento e proceder à abertura da Fase de Instrução, desde que se possa inferir uma possível ação ou omissão que tenha caráter de infração ou violação da regulamentação interna ou externa aplicável à Cerba Internacional.
  • Proibir a comunicação e regular o arquivo com justificativa.

Para que a eleição do responsável pelo Sistema se ajuste às necessidades da situação factual que surja, a referida função poderá envolver outros cargos, tanto para a análise preliminar como para a fase de investigação em caso de admissão da comunicação.

Da mesma forma, todas as pessoas legalmente previstas e competentes para conhecer os factos e dados relatados nas comunicações serão informadas do seu dever de respeitar o princípio da confidencialidade e, portanto, de não partilhar quaisquer detalhes contidos na informação que faz parte do procedimento de investigação.

O responsável pelo Sistema poderá buscar o apoio de assessores externos para realizar a análise preliminar e o processo de investigação.

5.3Notificação

Quando o responsável pelo Sistema tomar uma das decisões acima, ele a comunicará ao informante, indicando brevemente o que implica tal falha.

5.4Investigação

Caso o responsável pelo Sistema de Informação Interno tenha aceitado a comunicação em questão para processamento, será aberta a Fase de Instrução, iniciando-se assim o Arquivo de Investigação correspondente e designando ad hoc o Órgão Investigador que realizará a investigação. dos eventos relatados.

Para elaborar o referido expediente, o Órgão Investigador deverá:

  • Compreender se os eventos relatados pelo denunciante ocorreram e se podem constituir uma violação;
  • Ter identificado os regulamentos (internos ou externos aplicáveis à empresa Cerba Internacional relevante) que supostamente foram violados;
  • Tendo identificado os sujeitos lesados pela alegada infração cometida, sem prejuízo de que, ao longo da investigação, possam ser descobertas novas identidades;
  • Tendo identificado os sujeitos alegadamente infratores, sem prejuízo de que, ao longo da investigação, possam ser descobertas novas identidades;
  • Identificar o material probatório que sustenta as alegações apresentadas pelo(s) denunciante(s);
  • Determinar e, se for o caso, propor a adoção de medidas cautelares que tenham por finalidade evitar a concretização do dano ou violação denunciada;
  • Outras informações relacionadas ao assunto ou assuntos relatados e que possam estar relacionadas à suposta contingência ocorrida;
  • Elaboração de um guião elencando os diferentes procedimentos de investigação que o Investigador considere necessários, tais como entrevistas ou questionários dirigidos às partes e testemunhas oculares ou por referência aos factos investigados.

O processo de investigação poderá ser terceirizado a terceiros de confiança, no todo ou em parte, dependendo se as circunstâncias e a complexidade do caso recomendam o aconselhamento de um especialista em um aspecto específico ou uma investigação totalmente desenvolvida a partir de fora da Cerba Internacional. A escolha desta estratégia será especialmente recomendada nos casos em que se considere que a investigação pode exigir um padrão especial de confidencialidade ou afetar o responsável pelo Sistema de Informação Interno.

O responsável pelo Sistema de Informação Interno também poderá designar um dos funcionários internos da organização como instrutor responsável pela realização da investigação. Neste mesmo sentido, a(s) pessoa(s) designada(s) passarão a fazer parte do Órgão de Investigação. O responsável pelo Sistema de Informação Interno poderá contar com o apoio das funções internas da organização que considere adequado.

Antes de confiar o processo de investigação ou análise preliminar a um terceiro externo ou a uma função interna, o responsável pelo Sistema de Informação Interno verificará se o referido assunto apresenta garantias adequadas de respeito pela independência, confidencialidade, proteção de dados e sigilo das comunicações.

5.5 Resolução

Finalmente, após o encerramento da Fase de Investigação e uma vez apresentadas as alegações correspondentes pelos intervenientes, o Órgão de Investigação poderá adotar qualquer uma das seguintes decisões:

  • Realizar procedimentos investigativos adicionais.
  • Arquivar o Dossier de Investigação por falta de provas suficientes ou por falta de factos relevantes.
  • Declarar a prática de uma infração dentro da empresa Grupo Cerba, que poderá implicar a imposição de uma sanção ou a adoção de medidas adicionais, de acordo com o descrito nas secções seguintes.

5.6 Processo Disciplinar e medidas aplicáveis

Caso a investigação realizada revele a existência de uma violação, o responsável da empresa do Grupo elaborará um Relatório e abrirá o correspondente Processo Disciplinar.

O referido Arquivo Disciplinar poderá decretar uma série de medidas, detalhadas a seguir:

Medidas disciplinares

  • As infrações serão graduadas de acordo com o disposto na legislação trabalhista aplicável à empresa do Grupo.
  • As medidas disciplinares correspondentes serão aplicadas de acordo com o Acordo Coletivo setorial, se aplicável.

Medidas corretivas e preventivas

O Órgão Investigador da investigação poderá recomendar e propor no Relatório de Conclusões a adoção de determinadas medidas corretivas e preventivas a fim de reduzir ou mitigar qualquer risco detectado durante o processo de investigação, bem como melhorar a referida fase.

Estas medidas podem consistir nas seguintes ações:

  • Adotar medidas destinadas a reparar quaisquer danos causados a qualquer pessoa ou entidade que possa ter sido prejudicada pelos acontecimentos.
  • Tomar decisões relativas à comunicação, formação ou divulgação interna dos factos, tanto a qualquer órgão ou unidade do Grupo Cerba como em geral a todos os trabalhadores quando esta for considerada uma ferramenta eficaz para prevenir incumprimentos semelhantes no futuro (sempre com as devidas precauções).
  • Adotar medidas organizacionais ou de prevenção de qualquer natureza.

6. ESTATÍSTICAS E RELATÓRIO PERIÓDICO

Anualmente, o responsável pelo Sistema de Informação Interno da empresa do Grupo notificará o Conselho de Administração da entidade relevante do Grupo Cerba sobre as comunicações recebidas através dos Canais de Comunicação habilitados pela organização, bem como a gestão realizada em relação a eles.

7. DIREITOS DAS PARTES ENVOLVIDAS

A partir do momento da apresentação da comunicação pelo denunciante até o encerramento do processo com o Arquivo de Investigação, se for o caso, ou com a adoção das medidas correspondentes em caso de descumprimento, as empresas do Grupo Cerba Internacional garantem aos intervenientes uma série de direitos, a fim de proporcionar uma investigação justa e transparente.

7.1 Direitos reconhecidos aos informantes

  • Direito à confidencialidade e reserva de identidade
  • Direito ao anonimato
  • Direito de não sofrer retaliações

7.2 Direitos reconhecidos para as pessoas afetadas

  • Direito à confidencialidade e reserva de identidade
  • Direito de defesa e acesso ao processo de investigação
  • Direito à presunção de inocência e honra
  • Direito a um procedimento justo e à adoção de medidas proporcionais contra você
  • Direito de não sofrer retaliações

8. GARANTIA DE AUSÊNCIA DE SITUAÇÕES DE CONFLITO DE INTERESSES

O Grupo Cerba Internacional garante a ausência de situações de Conflitos de Interesses por parte dos responsáveis pela gestão da informação recebida pela organização através dos canais de comunicação por ela disponibilizados.

9. ANEXOS

Para efeitos de conhecimento do tratamento de dados pessoais realizado pela Cerba Internacional em decorrência das informações apresentadas através dos canais de comunicação da organização, os interessados deverão considerar o disposto na Política de Privacidade, acessando o seguinte link: https://cerba.com/pt/politica-de-privacidade/

10. VALIDADE

A Política de Denúncia do Grupo Cerba International entrará em vigor em 2024.